『ストレスフリーの整理術』でスッキリした仕事の進め方を。

仕事をしていて「自分は仕事の進め方がヘタクソだな〜」と感じる場面が多々あって。昔から要領が悪いと言われ続けてきたけど、仕事でこれじゃいかん。

先輩に相談したところオススメされたのがこの一冊。

GTD（Getting Things Done）という仕事の整理手法についてまとめた本。

全部をやるとなると結構たいへんだな、と感じましたがエッセンスは参考になるかも。

やるべきことの優先順位を決めて頭の中をスッキリさせて仕事をする手順

仕事上のメール、奥さんとの関係、秘書への誕生日プレゼント、ガレージの掃除…。

「何かをしないといけない」と思った瞬間から、それが「気になること」になってあなたのエネルギーを奪っていく。

だからまずは最初に頭の中からすべての「気になること」を追い出すという習慣を身につけること。

自分がやるべきことや気になることを一時的に頭の中から追い出して管理する場所をインボックスと呼ぶ。

「把握」の段階では全体を掴むのが重要。そのために整理する前に一度インボックスに入れていく。

インボックスの中のあれこれを「次にとるべき具体的な行動に落として行く」

注意点としては「やる行動」だけでなく「やらないこと」も決めること。

地下室がごちゃごちゃで何が悪いんだ

とやらないことを決めるのも重要。

行動を振り分ける際に2分以内でできることはその場で終わらせる。そうでないことはリストに振り分けて行く。

例えばやるべきタイミングが決まっていることはカレンダーに入れればいいし、外出先でやるべきことは「@買い物」というリストに書いておく。

その他リストの例

・「連絡待ちリスト」：自分がやる必要がないと他の人に任せた仕事もこのリストに入れて管理しておく。あれってどうなったんだろうというイライラを感じずに済む。

・「いつかやる/多分やるリスト」：将来のどこかの時点でやるかもしれないこと。小説を書きたい。別荘を買うなど。

頭がこれをしないといけないという無駄なエネルギーを使わないように週次レビューなどで行動が必要なものを適切な頻度で思い出せるように仕組みを作る。

最終的には目の前でやるべき行動を選択する。ここまでのステップを踏んでいるので自信を持って自分の選択に対して自信を持つことができる。

ここまでのは水平的視点（どの行動を先にするかの判断）だが本当は垂直的な視点（一つのプロジェクトを掘り下げる）も必要。

「会議の資料に関して同僚にメールする」はタスク。これを終えれば全て解決というわけではない。

それを一つ上の視点の「会議の段取りを決める」というプロジェクトとして管理する必要がある。

そうしないとやはり頭の中をスッキリさせて仕事することができない。

これは当たり前のように見えて見落としがち。

「資金集めのイベントの件で太郎に電話する」という行動の上位に「資金集めの計画を詰める」というプロジェクトがあることを見落とすということはよくある。

プロジェクトに気がついていれば「資金集めの進捗を確認する」というような別の行動が見つかることもある。

見落としもなくすためにプロジェクト単位で管理するリストも作っておかないといけない。

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かなり簡単にまとめてみました。

本書にまとまっているものすべてを実施しようものなら相当な労力がかかるだろうけど、習慣になれば生産性は上がるだろうな。2分ルールなどはすぐにでも実践できるし取り入れてみよう。

個人的にはプロジェクト単位での管理というのは見落としがちな視点。タスクレベルでの管理になっていないか。。早速反省します。